棚卸しの目的

では、なぜ棚卸しを行う必要があるのでしょうか。棚卸しを行う目的について詳細に説明します。

利益を正しく計算するため

会社を健全に経営するためには、売上高と仕入れコスト、そして純利益を正確に把握することが大切になりますが、純利益を把握するためには売り上げ原価を考慮する必要があります。在庫は売り上げ原価には含まないという会計処理を行うため、在庫量によって純利益が変わるといえます。
純利益によってかかる税金額も変わってくるため、正しい純利益を把握するためにも、棚卸しにより正確な在庫管理が必要となります。

適正な在庫管理のため

製造業の場合、原料となる在庫を正確に把握しておくことで、製造に支障をきたさず、かつ過剰購入を抑えるなど、原料調達の最適化を図れます。また製品の在庫数から、何がどれだけ売れているのか、また売れていないのかを知ることができるため、販売戦略の立て直しにも役立ちます。在庫不足による販売機会の損失を避けるのにも役立ちます。

資産評価を行うため

棚卸しは、棚卸し時点での売れ残り製品や、未使用の原料を在庫として数えることだけではありません。会社の運営上必要な機材やツールなどを含む各種資産が、どこにどれだけあるかを把握して、適切な資産評価をすることも、目的のひとつです。長期間在庫となっていたことによる傷み、型落ちがある品目、不良在庫の評価も含まれます。

正しい帳簿管理の確認のため

帳簿上に記録されている数字と、実際の数量を突き合せることで、不正な持ち出しや紛失、記帳ミスがないかを確かめることも、目的となります。もし、帳簿上の記録と違う場合は、その原因を探し、改善を行わなくてはいけません。

リスト方式

紙媒体や電子媒体で管理されている在庫リストと実際の数量が合っているかを、現物を数えながら確認していく方式です。リストを使用すれば比較的短時間でできるのですが、在庫管理リストが正しいことを前提として行うため、リストの数量に間違いがあったり、リスト内に該当品目自体の記載がなかったりした場合は、カウント漏れとなるリスクがあります。

棚札（タグ）方式

あらかじめ準備した連番の棚札に、品名やロット番号などの現物の情報を記載して、一つ一つ現物に貼り付け、貼り付け漏れがないか確認後、貼り付けられているすべての棚札を回収して、棚札に記載されている情報をまとめる方式です。カウント漏れのリスクは少なくなりますが、情報を記載しすべての物品や梱包単位に棚札を貼り付ける必要があるため、作業に時間がかかります。

帳簿と現物が合わないための再チェック

帳簿上の数と現物の数が合わない場合は、帳簿が間違っているのかカウントが間違ったのかが判断できないため、チェックをしなおす必要が出ます。当然作業時間は増えてしまいます。

多大な時間と労力

カウント作業は複数で行う必要があるため、多くの従業員の時間と労力を要します。また複数で行った場合は、作業時間にばらつきがでてきます。

ミスや見落とし

棚の奥のほうに隠れているので見えない、保管場所がまちまちのためすべてを把握できない、といったことにより見落としが発生する可能性があります。

通常の作業をストップ

棚卸しのカウント中は、カウントを正確に行うために通常の作業の流れをストップする必要があり、その間業務が滞るという懸念があります。

定期的な棚卸しが必要

上記の理由から棚卸しの頻度を抑えがちとなってしまい、頻度を抑えてしまうと、さらに正確な在庫数の把握ができなくなります。

こうした問題の多くは、棚卸し作業を「人」が行うことに起因するものです。昨今人手不足が深刻化するなか、省人化を図ることは、どの会社にとっても大きな課題であるといえます。

役割分担とルール作り

それにはまず、棚卸しチームとの中で、それぞれの役割分担をはっきりさせ、作業の手順をあらかじめ決めておくことが重要になります。
棚札方式を取る場合は、人によって記入方法が違う、または記入ミスをする、という問題を防ぐため、フォーマットはなるべくシンプルなものに統一することが大切です。手入力による読み間違いが起こらないよう、1と7の記述、0と6の記述など間違いやすい文字の書き方のルールを決めることも大切です。

デジタル技術による効率化を図る

さらに、将来的には、人が目視や手書きで行っている作業を、システムやツールなどデジタル技術によりできないかを検討する必要もあるでしょう。例えば、目視に代わるスキャンによるデータ読み取り、手書きに代わる端末へのスキャン情報の自動読み取りなど、人の負担とミスを減らすソリューションを考慮することは、棚卸しの大幅な効率化を可能にするでしょう。
こうしたソリューションは、端末で読み取ったデータをシステム上で管理できるため、在庫と帳簿上の差異を少なくし、差分の確認についても効率的に行えます。また取り込んだデータを分析して、コスト削減や販売戦略につなげるなど、さまざまな形で現状の改善へ利用できます。

在庫管理システムについてのより詳しい内容は、下記記事もご参照ください。
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