企業にとって在庫管理は健全な経営のために非常に重要となる業務です。しかし従来の在庫管理業務は手間が多く膨大な作業時間を要します。そうした負担を軽減させるために注目されているツールのひとつが、在庫管理システムです。
そもそも在庫管理システムとは、在庫の過不足をなくすために在庫情報を入力し、正確に在庫情報を把握するためのシステムです。業務の効率化だけでなく、余剰在庫や欠品の数を削減するといった付加機能があることも利点となっています。
製造業や小売業など多くの業界にとって商品の在庫管理は大きな手間となりがちです。また、人力で一つ一つ在庫の管理をしている場合は、人為的ミスを完全に回避することは難しいでしょう。そこでおすすめなのが在庫管理システムの導入です。在庫管理システムを導入することで、業務の効率化だけでなくミスの防止も期待できます。本記事では、在庫管理システムで何ができるのか、メリット・選び方などについて解説していきます。
企業にとって在庫管理は健全な経営のために非常に重要となる業務です。しかし従来の在庫管理業務は手間が多く膨大な作業時間を要します。そうした負担を軽減させるために注目されているツールのひとつが、在庫管理システムです。
そもそも在庫管理システムとは、在庫の過不足をなくすために在庫情報を入力し、正確に在庫情報を把握するためのシステムです。業務の効率化だけでなく、余剰在庫や欠品の数を削減するといった付加機能があることも利点となっています。
在庫管理システムに搭載されている機能は製品ごとに異なりますが、以下の五つが基本機能として搭載されています。
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
在庫数一覧管理機能とは現在保有している在庫の数を品目ごと、またはロット番号ごとに管理できる機能のことです。在庫数一覧管理機能を活用することでリスト化できるため、在庫管理にかかっていた負担を軽減できます。
また、在庫にある特定の製品を検索できる機能が搭載されているため、ピッキングや出庫予定の製品に関するデータのみを確認する、といったことも可能です。さらに、指定の保管場所にある在庫数を調べることもできるため、在庫を過剰に抱える心配がないほか、顧客に対して在庫状況を正しく伝えられます。
在庫入出庫チェック機能とは、製品や材料の入荷時や入荷後の製品の数を記録するほか、製品の検品を行う機能のことです。
まず、製品を保管するための品番や数量といった製品情報が登録されたバーコード付きラベルをスキャンして確認します。これにより入出庫の数・場所を登録します。この作業は、現在どの程度在庫を保有しているかを記録するための重要な作業です。正確な在庫量を把握するためにも、ミスは避けなければなりません。
その他、入出庫時・出荷予定時に製品に不良品や異常がないかを検品できる機能が付随しているものがあります。目視検品は時間がかかりますが、システムで検品することで不良品などの選別を効率化できるため、より正確な在庫数の登録が可能となります。
在庫分析機能とは、これまでの入出荷や現在の在庫データから、売れ筋、もしくは売れ行きのあまりよくない製品を割り出す、季節による売れ行きなど各種分析ができる機能のことです。在庫データをグラフなど視覚的に分かりやすい形でアウトプットできます。このデータを基に、将来の入荷計画を立てる、季節による売れ行きの予測などを行えるため、営業やマーケティング用のデータとしても有用です。
過剰な在庫を抱えること、在庫不足による販売機会の損失を防ぐためのデータにもなります。
棚卸し補助機能は、棚卸し業務をシステムで行う機能のことです。棚卸し補助機能を使えば、端末で在庫のラベルを読み込み、システム上の数量と合致しているかを自動で確認できます。在庫管理を手作業で行うことによる人為的ミスを防ぐだけでなく、作業時間を大幅に短縮できるため、従業員のオーバーワークを避けられます。短時間で行えることは、実際の在庫数と登録上の在庫数の不一致を防ぐために、棚卸しの頻度を増やすことを可能とするでしょう。
また、棚卸し補助機能は一斉棚卸しや循環棚卸しのみだけでなく、一部だけの棚卸しといった作業も行えます。
返品処理機能とは、一度出荷した商品が戻ってきた際に行う処理のことです。戻ってきた商品を再度在庫に戻すのか、もしくは不良品とするかなど、通常の作業とは違う処理を行います。そのため、担当者のやり方により抜けや漏れが出やすくなってしまいます。在庫管理システムで返品処理を行えば、必要事項を入力することで対応できるため、このようなミスを防げるでしょう。
在庫管理システムを導入することで在庫管理にかかる負担を軽減できるほか、人為的ミスを削減できるというメリットがあります。
在庫管理システムを導入することの具体的なメリットとして、以下の四つが挙げられます。
管理業務をシステム上で行うため、迅速な業務が可能です。従来は一つ一つ人力で在庫を数え、製品名などの属性データを入力する必要がありましたが、バーコード、RFIDが貼付されていれば読み取るだけで、それらのデータが入力されるため業務の効率化が行えます。特にRFIDを導入した場合は、一括で読み取れるため、迅速な対応により顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。
在庫情報をデータで管理するため、作業方法がマニュアル化できます。そのため、入力や読み取る業務ができれば働く人の経験値は問われません。人手不足が叫ばれる日本の製造業においては、人材確保の一助となるでしょう。さらに標準化することでミスの軽減にもつながるため、ヒューマンエラーを回避できます。
在庫を適切な量で分析してくれるため、無駄なコストの発生を防止できます。今までは、欠品を防ぐために多めに在庫を確保していた倉庫も多いでしょう。しかし、確実な在庫数の把握により余剰在庫の削減が可能となります。
余剰分の在庫削除や無駄な人件費のカットにより、コストを適正な価格まで抑えることができます。すると、販売価格や他のコストの見直しにも着手でき、キャッシュフローの安定化に繋がります。他にも在庫管理システムで管理を最適化することにより、在庫スペースの有効活用や、適切な光熱費など販管費の削減にも期待できます。
在庫管理システムは自社の用途に合ったものを選ぶことが前提になります。高性能のシステムを導入したとしても、自社で利用しない機能があり過ぎる場合は、システムの能力を活かしきれないため注意が必要です。
在庫管理システムを選ぶ際に注意したいポイントについて見ていきましょう。以下の4つがポイントになります。
在庫管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、インターネット経由で利用するシステムになり、オンプレミスはサーバー実機を設置・設定して利用するものになります。
以下にクラウド型とオンプレミス型の特徴を紹介します。
在庫管理システムには、特に導入後のサポートの充実度が求められます。例えば、システムに詳しい人材が自社にいない場合は、サービス提供元からの手厚いサポートがあるかどうかで、安定してシステムを使用できるかどうかが変わります。運用中に不明点があった場合、トラブル発生時など、早いレスポンスのサポートを受けられるかが選択する上でのポイントです。
システムの提供先への相談方法、メールなのか電話なのか、あるいは専門フォームなのかに加えて、問い合わせ対応時間も重要になるといえるでしょう。
在庫管理業務は特定の担当者が行うのではなく、社員からアルバイトまで協力して行えるのが理想的です。そのため、導入するツールは全ての従業員が使いこなせる操作性を保持していることが求められます。
機能が多くあり、いくら優れていたとしても、操作が分かりづらい、もしくは使いにくければ、中にはシステムを使いきれない人が出てくるかもしれません。全ての従業員が問題なく扱えるよう、直感的なインターフェースのシステムを持っていることが、選ぶ際の大きなポイントになります。
既存の販売管理システムや物流システムとデータ連携が可能かどうかは重要なポイントです。
既存システムと連携する際にはAPIを利用した外部システムとの連携やCSV形式での出力可能といった機能が搭載されていれば、互換性を持ちやすいため便利です。APIとは、連携することで外部のシステムを利用できるインターフェースのことです。
その他、製品によってはECサイトやECモールと連携させることも可能です。
従来の在庫管理方法では在庫を一つ一つ数えるなど、多くの手間とコストがかかっていました。しかし在庫管理システムを活用することで、作業の効率化が期待できます。特に最近注目されているのが、RFIDを使った在庫管理方法です。バーコードと違って偽造しにくく、梱包されている場合でも問題なく、複数を同時に一気に読み取るという機能を備えています。
TOPPANエッジでは、このRFIDを活用したソリューションサービスを提供しています。在庫管理上の悩みに特化した提案のほか、導入支援サポートを行っています。在庫管理の精度を高め、効率化を目指している方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。