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導入事例

【来場者管理】7都市開催イベント来場者管理システム

導入背景

某製造業様では全国7都市で毎年顧客向けに製品紹介の展示会を開催しています。それぞれの来場客は数千人規模に上るため、各都市に展示会の事務局を設置して運用を行っていました。
大規模な展示会のため、会場受付では毎年長い行列ができてしまい運営側の課題になっていました。また展示会終了後、来場者情報の集計に多大な時間を要しており、集計結果を営業活動に反映するまでにタイムラグが生じ、それらを改善をしたいと考えておりました。

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来場者管理システムで運用を改善!

同業他社様が開催している展示会にトッパンフォームズの来場者管理システム「イベンティシモ」を2010年よりご利用いただいています。
その展示会に某製造業様のイベント担当の方が来場した際、来場受付に長蛇の列ができず、運営がスムーズである事に大変興味を持たれました。それをきっかけとして提案活動を行い、某製造業様の7都市開催の全展示会に「来場者管理システムイベンティシモ」を導入いただく事となりました。

 

展示会当日の流れ

・来場受付

申し込み情報を元に招待状に個人情報とバーコードを事前に印字し送付。会場受付では招待状のバーコードを読み取るだけで受付管理端末に登録情報を表示。それを確認しネームカードを来場者にお渡し。

・来場通知&来場情報確認

受付のタイミングで来場通知メールを担当営業に送信。それに伴いお客様対応を実施。

控室では来場情報をリアルタイムで閲覧可能。

・アンケート

ネームカードのバーコードを読み取り、アンケートを入力。

・退場受付

退場時にネームカードを回収。アンケート未入力の場合はその場で入力を依頼。

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システムの特徴

・スムーズな受付

バーコードやICカードをピッとかざすだけで受付が完了します(受付速度 約1秒/人)

・運営事務作業負担の軽減

招待者データの入力や招待状の手配/仕分け/配送などの作業は多大な労力を要します。

来場予約Webサイトの構築や作業員の手配などさまざまなサービスで作業負担を軽減します。

・お客様ご案内の営業サポート

来場通知メールやプロジェクター表示機能などでお客様の来場をリアルタイムに把握し、担当営業のアテンドや運営事務局作業をサポートします。

・アフターフォローも強力サポート

イベンティシモで収集したデータを集計/分析することで、的確な施策を立てることが可能です。

イベント終了後の迅速なアフター対応にご活用いただけます。

 

その他

招待状の製造・発送、イベント事前申し込みシステム、事務局運営サポートなどイベントの事前準備からアフターフォローまでトータルでサポートさせていただきます。

 

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